Como automatizar a gestão de agendas de uma clínica veterinária com multiagendas encadeadas
O fim dos conflitos
🕓 Multiagendas encadeadas
O Problema que resolvemos:
Clínicas veterinárias são complexas: você tem agenda de consultas, agenda de vacinas, agenda de exames, agenda de banho e tosa, agenda de hotel. Tudo acontecendo ao mesmo tempo, com recursos limitados, salas, veterinários, banhistas, equipamentos.
Como funciona as multiagendas da Vetbots:
O sistema de multiagendas encadeadas da VetBots funciona como um Tetris inteligente: ele visualiza todas as agendas simultaneamente, respeita os intervalos, considera especialidades médicas, verifica disponibilidade de profissionais específicos e monta o quebra-cabeça perfeito.
Ou seja, em 2 minutos um cliente que desmarcou uma vacina dá lugar a outro cliente que precisava marcar no horário que foi cancelado, e isto acontece em uma fração de minutos, é tão rápido e simultâneo que somente uma IA poderia fazer com tanta rapidez.
Funcionalidades do sistema de multiagendas encadeadas:
✅ Até 10 agendas diferentes rodando em paralelo
✅ Integração nativa com Google Calendar
✅ Bloqueios definidos pelo atendimento humano
✅ Respeito a horário de almoço e intervalos da equipe
✅ Cálculo automático de tempo por procedimento
Benefício real de ter uma agenda automatizada para veterinários
Zero conflitos de agenda, máxima ocupação dos horários, experiência de qualidade para o cliente.
INTEGRAÇÕES PODEROSAS – Tudo Conectado, Nada Perdido
O problema que resolve automatizar agendas de uma clínica veterinária:
Sua clínica usa 5 sistemas diferentes: WhatsApp, ERP, CRM e Sistemas de Pagamento. Nada conversa com nada. É o caos.
Como funciona a integração com sistemas
VetBots é o hub central que conecta todos os seus sistemas. As informações fluem automaticamente entre as plataformas, sem você precisar copiar e colar nada.
Integrações Disponíveis:
💬 WhatsApp Business API: Atendimento oficial com selo verde
📅 Google Calendar: Sincronização bidirecional de agendamentos
🗂️ Kommo CRM: Atualização automática de pipelines e tags
💼 Chatwoot: Para clínicas que já usam esta plataforma
🔗 APIs Abertas: Conecta com qualquer sistema via webhook/API REST
🔗 API Oficial da Meta: Conectamos com a API Oficial nossos sistemas, mas os custos são diferentes, então consulte nosso atendimento.
Fluxo automatizado:
1. Cliente agenda castração pelo WhatsApp
2. VetBots cria evento no Google Calendar ✓
3. Atualiza card no Kommo CRM (tag: “Cirurgia Agendada”) ✓
4. 2 dias antes: envia protocolo pré-cirúrgico automaticamente ✓
5. 1 dia antes: confirma presença via WhatsApp ✓
6. No dia: notifica veterinário 30min antes ✓
7. Pós-cirurgia: follow-up automático após 2 dias ✓
Tudo isso sem você mover um dedo.
Economia de 15 horas por semana em tarefas administrativas, zero informações perdidas, operação profissional.
Julio Ribeiro
TAGS E PIPES AUTOMATIZADOS – CRM Que Se Organiza Sozinho
O Problema que resolve:
Você perde tempo arrastando cards no CRM, atualizando status manualmente, esquecendo de marcar tags. Ou pior: não usa CRM nenhum e perde o controle total.
Como Funciona:
VetBots atualiza seu funil de vendas automaticamente conforme a conversa evolui. O sistema entende em que estágio o cliente está e move/atualiza tudo sozinho. Mas você ainda pode intervir manualmente quando quiser.
Funcionalidades:
🏷️ Tags automáticas baseadas no comportamento do cliente
📊 Pipelines que se atualizam conforme status da conversa
🔄 Regras personalizáveis de automação
👤 Possibilidade de intervenção manual a qualquer momento
📈 Funil de vendas visual e em tempo real
🎯 Segmentação automática de clientes
Exemplo de Tags Automáticas:
Cliente pergunta sobre valores → Tag: “Interessado”
Cliente agenda consulta → Tag: “Cliente Ativo” | Pipeline: “Agendado”
Consulta realizada → Tag: “Pós-Atendimento” | Pipeline: “Follow-up”
Cliente não retorna após 60 dias → Tag: “Inativo” | Pipeline: “Reativação”
Cliente agenda 3+ vezes por mês → Tag: “VIP” | Pipeline: “Cliente Premium”
Controle Manual:
- Gestor pode a qualquer momento:
- Transferir cliente entre agentes específicos
- Marcar como “atendimento humano prioritário”
- Criar tags personalizadas
- Ajustar pipelines manualmente
- Pausar automação para casos específicos
Benefício Real:
Você tem controle total da operação sem precisar fazer trabalho manual. O sistema se organiza sozinho, mas você é o maestro.
💾 PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO E BANCO DE DADOS INTELIGENTE
O problema que resolve:
Sua recepcionista passa 30 minutos por dia preenchendo fichas manualmente, digitando informações que o cliente já passou 10 vezes. É perda de tempo e fonte infinita de erros.
Como Funciona:
VetBots captura **automaticamente** todas as informações durante a conversa e preenche seu banco de dados em segundo plano. O cliente nem percebe que está fornecendo dados — está apenas conversando naturalmente.
Dados Capturados Automaticamente:
- 👤 Nome completo do tutor
- 📱 Telefone e e-mail
- 🐾 Nome, raça e porte do pet
- 📋 Histórico completo de atendimentos
- 📅 Datas de última consulta, vacina, banho
- ❤️ Preferências e observações especiais
Benefício Real:
Zero retrabalho, banco de dados sempre atualizado, economia de 10 horas por semana em cadastros manuais.
📅 FOLLOW-UPS E AVISOS INTELIGENTES – Relacionamento Que Fideliza
O Problema Que Resolve:
Você faz o atendimento, o cliente sai satisfeito… e você nunca mais fala com ele. Ele esquece de você. Quando o pet precisar novamente, ele vai buscar no Google e pode ir para a concorrência.
Como Funciona:
VetBots mantém **contato contínuo e estratégico** com seus clientes através do sistema **2-2-2** e lembretes programados. O relacionamento não termina quando o cliente sai da clínica.
Sistema 2-2-2 de Follow-up:
Após 2 DIAS:
“Oi João! Como o Thor está se sentindo após a consulta de quarta-feira? O Dr. Roberto pediu para acompanhar a evolução. Me conta, ele está melhor? 🐾”
[Se responder positivamente] “Que ótimo! Fico feliz que o tratamento está funcionando. Qualquer coisa, estamos aqui!”
[Se responder negativamente] “Entendo sua preocupação. Vou avisar o Dr. Roberto agora. Ele pode te retornar em alguns minutos, ok?”
Após 2 SEMANAS:
“Oi João! Tudo bem com vocês? 🐕
Vi que faz 15 dias que o Thor fez consulta com a gente. Só passando para saber se está tudo certo ou se precisam de algo!”
[Oportunidade de upsell]
“Ah, aproveitando: Thor está com as vacinas em dia? Posso verificar o calendário dele se quiser!”
Após 2 MESES:
“Oi João! Saudades do Thor por aqui! 🐾
Faz 2 meses que vocês vieram na última consulta. Está tudo bem com ele?
💡 Lembrando que Golden Retrievers precisam de check-up a cada 6 meses. Quer já garantir um horário?”
“Ah! E vi que o Thor adora nossos banhos! Quer aproveitar e agendar um spa completo? Temos promoção este mês: banho + hidratação + tosa higiênica por R$ 120”
Lembretes Inteligentes Automáticos:
Retorno Veterinário
“Oi João! O Dr. Roberto pediu para o Thor retornar em 15 dias após o tratamento.
Já se passaram 13 dias. Quer agendar o retorno?
Tenho horários:
📅 Amanhã (25/out) – 14h ou 16h
📅 Sexta (26/out) – 10h, 15h ou 17h”
Vacinas:
“Oi João! 💉
A vacina V10 do Thor vence em 5 dias (dia 28/out).
Já garanto um horário para vocês?
📅 Segunda (28/out) – 9h, 11h ou 14h
📅 Terça (29/out) – 10h ou 15h
Valor: R$ 180 (ou 3x de R$ 63 no cartão)”
Banho Recorrente:
“Oi João! A Nina está há 21 dias sem banho… tá na hora de ficar cheirosa de novo! 🛁✨
Tenho disponibilidade para esta semana:
📅 Quinta – 10h ou 14h
📅 Sexta – 9h ou 15h
📅 Sábado – 10h ou 11h
Aniversário do Pet:
“🎉 PARABÉNS THOR! 🎉
Hoje o Thor completa 3 anos! 🎂🐾
João, a equipe toda manda um abraço especial para o aniversariante!
🎁 E de presente, ganhamos um desconto especial: 20% OFF em qualquer serviço até domingo!
Quer aproveitar e agendar aquele check-up de aniversário?”
Aniversário do Tutor:
“Parabéns João! 🎉🎂
Hoje é seu dia especial e a gente não poderia deixar passar em branco!
🎁 De presente, você ganhou 15% OFF em qualquer serviço esta semana!
Aproveita e agenda aquela consulta ou banho pro Thor!
Felicidades de toda equipe VetBots + equipe da clínica! 🐾❤️”
Reativação de Clientes Inativos:
Cliente sem movimentação há 90 dias.
“Oi João! Faz tempo que não vemos você e o Thor por aqui… está tudo bem? 🐾
Sentimos falta de vocês!
Se precisar de qualquer coisa, estamos aqui. E se quiser retomar os cuidados do Thor, tenho horários disponíveis esta semana com condições especiais para clientes que voltam! 💚”
Resultados de Exames:
Chega no email e avisa o cliente no whatsapp, o cliente ve muito valor no aviso.
“Oi João! 📋
Os exames do Thor ficaram prontos!
O Dr. Roberto já analisou tudo e está tudo ÓTIMO! 🎉
Quer que eu envie o resultado por aqui ou prefere buscar pessoalmente na clínica?
Notificações de Confirmação:
24h Antes do Agendamento:
“Oi João! 📅
Lembrando que amanhã (25/out) às 14h o Thor tem consulta com o Dr. Roberto.
Consegue confirmar presença?
✅ Sim, estaremos lá!
❌ Preciso remarcar
Endereço: Rua das Flores, 123 – Centro
(Te envio localização no Maps se precisar)”
Campanha de Verão:**
“Oi João! ☀️
Verão chegando = pulgas e carrapatos em alta! 🦟
O Thor está protegido?
Temos antipulgas e vermífugos com 20% OFF durante outubro.
Quer que eu separe o do Thor? (Baseado no peso dele, seria o X que custa R$ Y)”
Campanha de Castração:
[Enviado apenas para pets não castrados, baseado em histórico]
“Oi João! 🏥
Vi que o Thor ainda não é castrado. Sabia que a castração:
✅ Previne câncer de próstata
✅ Reduz comportamento agressivo
✅ Aumenta expectativa de vida em até 3 anos
Este mês estamos com preço especial: R$ 450 (parcela em até 6x)
Inclui pré-operatório + cirurgia + medicamentos + retorno.
Quer saber mais?”
Pesquisas de Satisfação:
Após Atendimento:
“Oi João! 🌟
Como foi a experiência de vocês hoje na clínica?
De 0 a 10, que nota você dá para:
⭐ Atendimento da equipe
⭐ Cuidado com o Thor
⭐ Estrutura da clínica
(Demora só 30 segundos, sua opinião é muito importante!)”
[Se nota baixa]
“Poxa, João! Sinto muito que não atendemos suas expectativas.
Pode me contar o que aconteceu? O gestor vai entrar em contato pessoalmente para resolver isso.”
[Se nota alta]
“Que maravilha, João! Ficamos muito felizes! 💚
Se puder deixar uma avaliação no Google para a gente, seria incrível!
[link do Google]”
Benefícios do Sistema de Follow-up:
- 📈 Aumento de 45% em retorno de clientes
- 💰 35% de aumento em vendas de serviços complementares
- ❤️ Fidelização: clientes sentem que são lembrados e cuidados
- ⭐ Mais avaliações positivas no Google
- 🔄 Reativação de clientes inativos sem esforço manual
- 💬 Relacionamento contínuo sem sobrecarregar a equipe